Qu'est-ce qu'une ouverture de restaurant?

L’ouverture de restaurant est un grand jour qui symbolise l’aboutissement d’un travail de longue haleine dans le processus de création d’entreprise. Il est crucial de bien respecter les différentes formalités et de la réussir que ce soit pour l’ouverture d’un nouveau restaurant ou pour la réouverture pour une nouvelle saison si votre établissement ferme une partie de l’année.

Afin de mettre toutes les chances de votre côté, la pratique du “soft opening” ou “service à blanc/ouverture douce” en français est de plus en plus employée dans la restauration. Elle consiste à ouvrir vos portes à un nombre limité de personnes de votre entourage… ou pas, qui testeront divers éléments de l’expérience client que vous proposez :

• menu
• service
• logistique
• cadre (ambiance, architecture intérieure…)

La plupart du temps, les amis et membres de la famille sont invités avant de faire votre publicité et d’ouvrir votre restaurant à vos futurs clients. Les remarques qui en découlent, qu'elles soient positives ou négatives, permettront de limiter les difficultés avant l’ouverture officielle et ainsi d’obtenir une vision objective, bienveillante et transparente sur votre établissement. Si vous ne pouvez pas appliquer cette méthode, il est important de trouver un autre levier pour que votre personnel puisse s'exercer.

D’une manière générale, bien que ce ne soit pas une obligation, le soft opening permet d’affiner tous les processus logistiques et opérationnels et de s’assurer que les règles de sécurité et d’hygiène alimentaire soient bien respectées au sein de votre restaurant. La réglementation dans cette activité est très précise et stricte. Il est important de vous tenir au courant régulièrement et de l’appliquer : l’activité de votre établissement (hôtel, bar, restaurant) pourrait en dépendre. Le soft opening permet également de vérifier que tout est prêt pour le jour J, que le matériel fonctionne, que les compétences de vos équipes en cuisine et en salle sont parfaites et mettre le doigt sur ce qui doit être amélioré pour un fonctionnement optimal.

Vous l’aurez compris, la mise en place d’un soft opening avant l’ouverture officielle de votre établissement est un facteur clé de réussite. N’ouvrez que lorsque vous êtes prêts à 200%, n’hésitez pas à reporter de quelques jours si cela vous semble essentiel. Vous pourrez ainsi revoir les procédures, mettre votre personnel à l’aise et même leur apporter une formation accélérée en plus si cela est nécessaire. En somme tout ce qui devra être corrigé le sera à temps : car c’est la première impression qui compte. Il ne faut pas oublier qu’en effectuant une ouverture en douceur, vos amis, famille et les personnes invitées peuvent faire du marketing de masse une fois que vous êtes sûr que tout est prêt pour lancer votre activité. Gardez en tête qu’une première impression ne se fait qu’une fois, vous aurez rarement une seconde chance.

Dans l’idéal, il est intéressant d’effectuer plusieurs services à blanc une semaine avant de lancer votre activité officiellement. Ce délai permet à votre restaurant d’avoir suffisamment de temps pour corriger les éléments qui ne respectent pas le cahier des charges et de garder la dynamique avec toutes les équipes sur place et enfin d’optimiser votre budget. Selon le temps dont vous disposez, nous vous recommandons un service à blanc progressif : les premiers jours un menu réduit puis le nombre de plats proposés à la carte augmentera les jours suivants. Cela permettra de minimiser le stress de vos équipes et les erreurs du début. Vous pourrez ainsi identifier plus facilement les éléments à améliorer et renforcer les compétences du personnel avec des formations ciblées.

En ce qui concerne la liste des invités pour les services à blanc, il est intéressant de l’établir également de manière progressive avec sur le premier service des personnes proches des collaborateurs (famille, amis), puis au second service à blanc des commerçants du quartier (qui permettront de développer de bonnes relations au sein de votre communauté) et enfin, une fois vos équipes davantage entraînées, des invités ciblés tels que des influenceurs pour générer du buzz. Des journalistes et experts culinaires (si vous avez la chance de connaître Didier Chenet ou encore Roland Heguy, n’hésitez pas à les convier) qui généreront une communication autour de votre concept en prévision de l’ouverture au public. 

De façon similaire, et selon votre budget et votre activité, vous pouvez également facturer les repas de ces “exercices” de façon progressive :

• gratuité
• prix réduits
• plein tarif

N’oubliez pas d’élaborer un questionnaire à distribuer à chaque service à blanc afin de récolter les avis qui vous seront essentiels. Il peut être construit autour de 10 à 20 questions (ouvertes ou fermées). Traitez les résultats statistiques et les verbatims pour en tirer des leçons et adapter votre concept. Cet exercice doit vous servir de guide ultime. Pour gagner en efficacité de traitement de données, nous vous recommandons d’utiliser des plateformes en ligne telles que Google Form ou encore Survey Monkey qui feront une première analyse des résultats collectés. La gestion d’ouverture de restaurants pouvant s’organiser sur plusieurs jours, il est alors intéressant de créer un plan de déploiement qui s'avérera utile et facilitera la gestion.

Pour finir, l’ouverture d’un restaurant ne pourrait pas se faire sans un point essentiel : votre communication ! Elle doit être irréprochable et à jour. Vous n’aimeriez pas que pour une première, votre clientèle vous reproche de ne pas avoir trouvé l’adresse ou encore les horaires d’ouverture. Pensez à l’affichage extérieur qui doit être visible et accueillant avec votre menu, les tarifs, les plats et boissons.

Quant à vos réseaux sociaux, il en est de même. Ils doivent être à jour et si possible avoir déjà du contenu qualitatif :

• photos chaleureuses et représentatives de votre établissement
• présentation de l’établissement (et du personnel selon votre activité)
• menu
• contacts
• avis (de vos clients du soft opening)

DUCASSE Conseil vous accompagne lors de vos ouvertures en France et à l’international en mobilisant ses équipes d’experts (chefs, spécialistes juridiques et de la réglementation en vigueur, consultant…) sur place et à vos côtés pour un réel accompagnement. Nous procédons en deux étapes :

1. Le soft opening

Quelques jours avant l’ouverture, le chef consultant, le chef pâtissier, l’expert de service ainsi que le consultant viennent sur place pour réaliser des services fictifs avec la brigade et l’équipe de service pendant 3 jours. Notre équipe observe l’ensemble et forme votre personnel pendant ses services à blanc pour mettre en place des actions correctives si nécessaire. Nous effectuerons les derniers ajustements afin que vous soyez prêts pour le jour J.

2. L’assistance à l’ouverture

Le chef consultant, le chef pâtissier, l’expert de service et le consultant seront également présents pendant les 2 premiers jours d’ouverture pour soutenir, superviser et accompagner votre équipe. L’objectif de cette phase est d’améliorer les performances et l’expérience client en fonction des normes de qualité du restaurant. Pour finir, notre équipe formalisera un rapport post-ouverture et le partagera avec l’équipe de direction de votre restaurant.

Vous serez ainsi prêt à donner la meilleure impression de votre établissement et de recevoir vos clients dans les meilleures conditions pour ainsi leur apporter une expérience unique et de qualité.